Pokyny k evidenci zahraničních pobytů a stáží

Před odjezdem

Student, který vycestuje v rámci studia na MU na zahraniční studijní pobyt administrovaný MU nebo jiným subjektem, je povinen vyplnit a podepsat formulář studijní smlouvy (Learning Agreement, LA). Postupujte dle manuálu v případě, že jedete přes program Erasmus+ nebo přes jiný program (např. fakultní dohody, partnerské univerzity, CEEPUS atd.)

Learning Agreement je vyplňován elektronicky prostřednictvím systému ISOIS MU. Student jej elektronicky potvrdí a posílá LA dále na schválení oborovému koordinátorovi studijního oboru, přes který student vyjíždí. Oborový koordinátor kurzy uzná (ať už jako A, B, C, D předměty), příp. upraví kreditové ohodnocení, nahraje svůj podpis a studijní smlouva jde dále pracovníkovi Zahraničního oddělení/Centra zahraniční spolupráce, kterého student vybere. Pokud je program administrován na CZS, vybíráte koordinátora (kontaktní osobu programu) na CZS. Pokud je program administrován na Zahr. odd., vybíráte koordinátora na Zahr. odd. Na Zahraničním oddělení/Centru zahraniční spolupráce je kontrolováno, zda má student dostatečný počet kreditů (min. 20 ECTS/semestr) a potvrzeno podpisem. Dále je studijní smlouva automaticky systémem odeslána k podpisu kontaktní osobě na hostitelské instituci. Když je LA potvrzen všemi stranami, je možno dokument stáhnout v .pdf formátu.

Student eviduje studijní pobyt v IS MU (aplikace Stáže a pobyty v sekci Student v IS MU), zadává typ pobytu, mobilitní program a instituci pobytu, popř. další vyžadované informace. Jako kontaktní osobu na MU uvádí pověřenou osobu (zpravidla oborového koordinátora, který podepisuje LA), a také indikuje administrátora pobytu na fakultě (vybírá z poskytnutých možností). Student dále nahrává podepsaný Learning Agreement tamtéž.

Předměty, za které si student stáž nebo studijní pobyt nechává uznat si NEzapisuje. Budou uznány na základě žádosti o uznání předmětů po návratu ze stáže nebo studijního pobytu.

Během pobytu

Po příjezdu na hostitelskou instituci student dokončí výběr studovaných předmětů, jejichž případné změny zaznamená v systému ISOIS MU a ve svém LA student klikne na “Add changes”. Aktualizovanou studijní smlouvu opět schvaluje oborový koordinátor, pracovník Zahraničního oddělení/Centra zahraniční spolupráce a kontaktní osoba za hostitelskou univerzitu. Změny ve studijní smlouvě musí být provedeny ve 30 dnech po začátku semestru na hostitelské škole. Následně student nahrává formulář změn studijní smlouvy do dané aplikace v IS MU, dokument označí jako “Changes to LA”.

Student si před odjezdem z hostitelské školy zařizuje vydání Potvrzení o absolvovaném pobytu (Confirmation of Study Period/Confirmation of Studies) a také výpisu známek (Transcript of Records), popř. dalších dokumentů, které jsou vyžadovány pro uznání absolvovaných kreditů/předmětů na MU.

Po návratu

Student po příjezdu na MU nahrává zbývající dokumenty do evidence zahraničního pobytu v IS MU (aplikace Stáže a pobyty v sekci Student v IS MU). Ve složce k pobytu nyní figuruje studijní smlouva se všemi podpisy, včetně změn, potvrzení o studiu a výpis známek.

Student zkontroluje, aby datum návratu z pobytu bylo v aplikaci evidence shodné s datem uvedeným na potvrzení o absolvovaném pobytu (Confirmation of Study Period/Confirmation of Studies).

Po vložení vyžadovaných dokumentů umožní aplikace zadání uznávaných předmětů do IS MU (včetně způsobu uznání, kreditové hodnoty a známky) a student požádá o jejich uznání. Student je povinen zanést veškeré úspěšně ukončené předměty, které má zaneseny ve studijní smlouvě (změnách) i ve výpisu známek tak, jak je v těchto dokumentech potvrzeno a uvedeno.

Hodnocení a způsob ukončení uznávaných předmětů vychází z hodnocení a způsobu ukončení na MU (jejich přehled je k dispozici zde).

Následně administrátor/pověřená osoba/studijní oddělení provádí schválení žádosti o uznání předmětů (v případě, že jsou všechny žádosti v pořádku) automaticky. V případě zjištěných nedostatků je student e-mailem vyzván k jejich odstranění nebo doplnění.

Originály dokumentů studijní smlouvy a jejich změn, potvrzení o studiu a také výpis známek mohou být po studentovi požadovány v originále, student musí být schopen dané dokumenty v originále na vyžádání doložit.

Důležité upozornění

Není nutné, aby si student předměty, které mu budou uznány, sám zapisoval, nebo aby mu vyučující, který jeho pobyt garantuje (typicky oborový koordinátor/pověřená osoba) zapisoval známky do těchto předmětů. Naopak, toto je komplikace, kterou studijní referentka musí vyřešit – v opačném případě studentovi zůstává v Evidenci studia neukončený spis o evidenci zahr. stáže a nelze mu uzavřít studium (např. před přistoupením ke SZZ).